Uppgiftsfördelning av arbetsmiljöuppgifter: mall
Uppgiftsfördelning betyder att arbetsmiljöuppgifter fördelas till chefer och roller som har befogenheter, resurser och kunskaper att utföra dem. Här ser du vad en uppgiftsfördelning ska innehålla enligt AFS 2023:1, när den måste vara skriftlig och vem som kan få uppgifter fördelade till sig. Säkerverket skriver fördelningen åt dig och håller den uppdaterad när organisationen förändras.
En tom mall löser inte det svåra: att veta vad som ska stå. Säkerverket skriver en uppgiftsfördelning åt dig utifrån din verksamhet, och håller den levande istället för att bli en fil i en mapp.
Skapa med AIVad är uppgiftsfördelning?
Uppgiftsfördelning innebär att de praktiska arbetsmiljöuppgifterna fördelas på bestämda chefer, arbetsledare eller andra roller. Det ska vara tydligt vem som gör vad i det löpande arbetsmiljöarbetet.
Den som får uppgifter fördelade till sig ska ha tillräckliga befogenheter, resurser och kunskaper för att kunna utföra dem. Räcker inte resurserna ska personen kunna lämna tillbaka uppgiften, så kallad returrätt. Det är viktigt att förstå att uppgiftsfördelning fördelar arbetsuppgifter, inte det yttersta ansvaret. Arbetsgivaren är alltid ytterst ansvarig.
Vad kräver lagen?
Kravet framgår av AFS 2023:1 (§ 9). Alla arbetsgivare ska fördela arbetsmiljöuppgifterna.
- Vid minst 10 anställda ska uppgiftsfördelningen vara skriftlig.
- Vid färre än 10 anställda måste fördelningen finnas och tillämpas, men den behöver inte vara nedskriven.
En skriftlig uppgiftsfördelning med tydliga befogenheter och resurser är en av de saker Arbetsmiljöverket kontrollerar vid en inspektion. Det räcker inte att ange vem som gör vad. Det ska också framgå vilka befogenheter och resurser rollen har.
Varför räcker inte en tom mall?
En tom mall blir lätt en lista med namn utan koppling till befogenheter och resurser, vilket är just det Arbetsmiljöverket tittar efter. Den blir också snabbt inaktuell när någon slutar, byter roll eller när organisationen växer.
Säkerverket skriver fördelningen åt dig utifrån din faktiska organisation, med fält för befogenheter och resurser per roll och inte bara vem. Du granskar och godkänner, och fördelningen blir gällande först när en namngiven person godkänt den. När organisationen förändras påminns du om att uppdatera fördelningen, så att den hålls levande.
Så är en uppgiftsfördelning uppbyggd
- 1
Roller och personer
Vilka chefer eller roller som tar emot arbetsmiljöuppgifter.
- 2
Fördelade uppgifter
Vilka konkreta arbetsmiljöuppgifter varje roll ansvarar för.
- 3
Befogenheter
Vilka beslut och mandat rollen har för att kunna utföra uppgifterna.
- 4
Resurser
Tid, budget och andra resurser som rollen förfogar över.
- 5
Kunskaper
Att rollen har eller får den kompetens som uppgifterna kräver.
- 6
Returrätt
Hur en uppgift lämnas tillbaka om resurserna inte räcker.
- 7
Datum och godkännande
När fördelningen gäller och vem som tagit emot och godkänt den.
Vanliga frågor
- Varför behövs uppgiftsfördelning?
- Uppgiftsfördelning behövs för att arbetsmiljöarbetet faktiskt ska bli gjort. Genom att fördela uppgifterna på bestämda roller blir det tydligt vem som gör vad i det dagliga arbetet. Utan fördelning riskerar uppgifter att falla mellan stolarna. Tänk på att fördelningen gäller arbetsuppgifter, inte det yttersta ansvaret, som alltid ligger kvar hos arbetsgivaren.
- Måste uppgiftsfördelningen vara skriftlig?
- Vid minst 10 anställda ska uppgiftsfördelningen vara skriftlig enligt AFS 2023:1 (§ 9). Vid färre än 10 anställda måste fördelningen finnas och tillämpas, men den behöver inte vara nedskriven. Även för mindre verksamheter är det ofta klokt att skriva ner den för att undvika oklarheter.
- Vad ska en uppgiftsfördelning innehålla?
- Den ska visa vilka arbetsmiljöuppgifter som fördelats till vilka roller, och att varje roll har tillräckliga befogenheter, resurser och kunskaper för att kunna utföra uppgifterna. Det ska också framgå hur en uppgift kan lämnas tillbaka om resurserna inte räcker. Det räcker alltså inte att bara ange vem som gör vad.
- Vem kan få arbetsmiljöuppgifter fördelade till sig?
- Uppgifter fördelas normalt till chefer och arbetsledare, men kan även ges till andra roller med rätt förutsättningar. Den som tar emot uppgifter ska ha tillräckliga befogenheter, resurser och kunskaper. Den som inte har det ska kunna lämna tillbaka uppgiften. Det yttersta ansvaret kan aldrig fördelas bort från arbetsgivaren.
Läs vidare
Få din uppgiftsfördelning skriven
Beskriv din verksamhet så skriver Säkerverket utkasten åt dig. Du granskar och godkänner, och systemet håller arbetsmiljöarbetet levande hela året.
Från 249 kr/mån. Skapa ert första utkast gratis.