AFS 2023:1 förklarad för dig som arbetsgivare

Vad är AFS 2023:1?

AFS 2023:1 heter fullständigt Systematiskt arbetsmiljöarbete - grundläggande skyldigheter för dig med arbetsgivaransvar. Föreskriften gäller från den 1 januari 2025 och ersatte den tidigare AFS 2001:1.

Föreskriften konkretiserar arbetsmiljölagens krav på systematiskt arbetsmiljöarbete (3 kap. 2 a §) och beskriver hur du ska undersöka, riskbedöma, åtgärda och följa upp arbetsmiljön.

AFS 2023:1 ingår i Arbetsmiljöverkets nya, omstrukturerade regelverk där föreskrifterna har samlats och numrerats om. Innehållet i SAM är dock i allt väsentligt detsamma som tidigare.

Vad AFS 2023:1 kräver av dig

Föreskriften ställer krav på ett antal grundläggande moment och dokument:

• Arbetsmiljöpolicy som beskriver hur arbetsmiljön ska vara för att förebygga ohälsa och olycksfall.
• Rutiner för hur, när och av vem arbetsmiljöarbetet ska göras.
• Uppgiftsfördelning där arbetsmiljöuppgifter fördelas till roller med tillräckliga befogenheter, resurser och kunskaper.
• Regelbunden undersökning och riskbedömning av arbetsförhållandena.
• Handlingsplan för åtgärder som inte görs omedelbart.
• Årlig uppföljning av att SAM fungerar.

Du ska också se till att medarbetarna har kunskap om riskerna och ge skyddsombud och arbetstagare möjlighet att medverka.

Dokumentationskrav: vad måste vara skriftligt?

Skriftlighetskraven beror på antalet anställda, och här går den viktigaste gränsen vid tio anställda.

• Vid minst tio anställda ska arbetsmiljöpolicy, rutiner, uppgiftsfördelning och resultatet av den årliga uppföljningen vara skriftliga.
• Vid färre än tio anställda måste dessa finnas och tillämpas, men de behöver inte vara nedskrivna.
• Riskbedömning och handlingsplan ska alltid vara skriftliga, oavsett antal anställda.
• Vid allvarliga risker krävs alltid skriftliga instruktioner.

En handlingsplan ska alltid innehålla vilken åtgärd som ska göras, vem som ansvarar och vilket datum den ska vara klar.

Vad händer om du saknar dokumentation?

Om dokumentationen saknas eller är bristfällig är det svårt att visa att du faktiskt bedriver SAM. Vid en inspektion kontrollerar Arbetsmiljöverket bland annat om policy, rutiner, uppgiftsfördelning, riskbedömningar, handlingsplan och årlig uppföljning finns.

Brister leder oftast till ett föreläggande, alltså ett bindande beslut om att åtgärda, som ofta är förenat med vite. Vissa konkreta överträdelser har dessutom fasta sanktionsavgifter.

Att ha dokumenten samlade, daterade och aktuella är därför både ett lagkrav och ditt bästa skydd vid en granskning.

Behöver du uppdatera befintliga dokument?

Eftersom kraven i sak är desamma som i AFS 2001:1 behöver de flesta inte göra om sitt arbetsmiljöarbete från grunden. Det räcker oftast att se över befintliga dokument så att hänvisningar och innehåll stämmer med den nya föreskriften.

Passa samtidigt på att kontrollera att dokumenten faktiskt är aktuella och speglar hur verksamheten ser ut idag. Många dokument är formellt korrekta men inaktuella.

Med Säkerverket håller du dokumenten levande över tid i stället för att ladda ner en mall en gång. Systemet påminner dig när det är dags att se över policy, rutiner och uppföljning.